否極泰來樂活天空

開會最常出現的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。高明的主管如何成功主持會議？管理便利包提出開會重要訣竅，把會開好有四大關鍵可以依循。

「會議應該是互動的，不應是被動的；會議應該是有架構的，不應是散亂的。」

沒人喜歡開會，但開會卻是組織有效運作的關鍵要素。開會開得好不好，更是檢驗主管的領導能力，以及他的團隊工作能力及效率最直接的途徑。

開會最常出現的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。前者人多嘴雜議而不決，後者除了會議主持人滔滔不絕之外沒人發言，兩種情況都是沒有組織、沒有效率的開會，「開會開到死」的怨言自然出現，主管的威信也自然不斷受損。

討論如何開會的著作非常多，綜觀各家之言，把會開好有四大關鍵。

第1招、出席人選適當

一項會議能否開得有效果，首要關鍵因素就是與會者。

很多主管喜歡愈多人開會愈好，因此經常可以看到有些與會者百無聊賴，從頭到尾不發一語，既浪費資源，也有害組織效率。因此，慎選與會人選，是會議能否開得好的第一步。

1.與開會主題直接相關：部門內直接相關的人，才需要出席，避免不相干的人參加，徒然虛耗資源。若是跨部門會議，請別的部門主管指定出席者，後續開會由被指定者出席，但必須將開會通知及會議結論同時寄給被指定者。

2.控制開會人數：開會人數最好不要超過十人，否則會議很難有效率。若開會人數太多，必須分組、分子題討論。

3.事先指定會議記錄者：會議紀錄至關重要，但許多人往往忽略這一點。開會之前，必須先指定誰來做會議紀錄，詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節。

第2招、沒準備，別來開會

很多人兩手空空來開會，光是讓每個人進入狀況便耗掉許多時間。每個人都做足準備，發言討論才能夠切中問題，否則會議很容易陷入冗長無聊、浪費時間、難以達成結論。

1.事先說明會議的主題及目的：為避免離題及散亂，開會前必須寄發開會通知，清楚說明會議主題及目的，並指定報告人員。

2.事先將議程寄發給與會者：議程中除了討論事項之外，必須訂定報告時間、討論時間等細節，以利會議的推進。

3.備妥並閱讀報告資料：每一位與會者都必須準備好跟自己負責的部份相關的資料及報告，並至少在開會前一天寄給其他與會者；不報告的人也必須在進入會場前先閱讀完所有的報告和資料，並做好提問及發言的準備。每位與會者均做足準備，會議才能迅速進入有效討論及決議。

第3招、有議必有決

很多會議會而不議，議而不決，決而不行。這些問題，都出在議程管理不當及未釐清責任歸屬。

1.檢視上次決議進度：會議一開始，必須先檢視上次會議結果的執行進度，是否有發生問題或遇到困難？方向和時間表需不需要修正？然後才進行新事項議題的討論。

2.討論集中：進行報告時，為避免報告遭到打斷，疑問可提，發表意見則不宜。討論時，必須確保不離題。一旦離題，主管必須適時拉回主軸。與會人員意見衝突爭執不下時，主管必須懂得適度仲裁。必要時可動用表決解決爭議。

3.議必決、決必行：達到決議之後，指定負責及協辦人員，議定完成任務日期、進度檢查點(check points)及凍結點。檢查點目的在於進度回報及進度管理。凍結點指的是過了某個時間之後，該決議不得再做大幅度變動，以免造成混亂及延誤。

4.會議紀錄：會議紀錄必須包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發言，以及決議、負責執行人員、檢查點及凍結點。紀錄整理好之後，開完會的當天、最遲隔天，就把會議紀錄傳給所有與會者。其目的有二：一、讓每個人再度確認會議結果，以免有的人因認知不同而產生誤解。二、白紙黑字記錄下來，以利後續追蹤管理進度。

第4招、開會不拖拉

開會最忌不準時開始，不準時結束，兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本，同時延誤相關人等後續時程。

1.準時開始、準時結束：明訂會議開始時間，遲到超過十分鐘不得進場，嚴格制行，讓開會準時變成部門習慣。

2.進程時間控管：事先寄發議程，開會時將議程寫在白板上，嚴格按照時間表開會，如果議題討論即將超時又尚未達成決議，主管必須動用表決或親自決議。假如討論時發現該議題的確牽涉複雜，眼前沒有足夠資訊可供做出正確判斷，或不同部門需要再回去討論，則可暫時擱置，訂定下次開會時間之後，進入下一議題討論。