第1招:養成一次就把事情做好的習慣

有些事情一旦決定就無法回頭,即使能挽回,也得花數倍力氣調整,時間耗掉大半。「第一次就做對」是一種「預防」的心態,只要事前多花時間溝通,想清楚再動手,確立對的方向,若事後需要調整,就不會太過離譜。

 

第2招:掌握工作的輕重緩急

工作時間的運用要非常有效率,關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」,而非「先來的先做,後來的後做」。所謂「輕重緩急」,可依「緊急」、「重要」的程度,分為四個象限。首先,得優先完成落在「重要且緊急」的事項,其次,想過一個有效、規律的生活,必須在「重要不緊急」的第二優先象限中,放較多比例的時間,因為它強調「計劃」與「預防」,容易助你成功。若發現自己常被第三象限「緊急不重要」的瑣事所困,就需要學會對不重要的事情說「不」,若第四象限「不重要不緊急」的項目花掉太多時間,代表不清楚想要什麼,應該重新審視自己的目標設定。

 

第3招:「前半主義」法

既然排出了工作的順序,除了得為每個任務定出時間限制,還得奉行「前半主義」:「在時限的前半段就提前完成大半的工作。」例如,時限是「一天」,請在中午前提前完成;時限是「一週」,請在3天內提前完成,更長的時限,亦是以此原則類推。一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標,後續不僅有充分調整的空間,心情也會比較輕鬆,更容易獲得主管正面評價。

 

第4招:一日之計在於「昨夜」

為增進工作效率,縮短進辦公室的「熱機」時間,前一晚就該訂定隔天計劃。每晚睡前,不妨將明天要達成的目標記下來,按重要程度編順序。隔天一早,即可馬上著手第1個目標,達成後再繼續實現第2個目標,一路堅持做下去。

 

第5招:每天提早2小時上班

早上1小時工作效率可抵下午的2、3個小時。因此,不妨往前挪兩個小時,早上7點進辦公室,既可避免通勤塞車之苦,還能保有晨間不受打擾的時光,專心思考一天的工作,效率更佳。

 

第6招:活用零碎時間

無論是會議或業務拜訪,難免有等待的零碎時間,不妨趁空檔打個電話,擴展人際關係,反覆翻閱行事曆,以免遺忘小事或約會,或在隨身的小記事本,即興記錄一些想法,把握這個做計劃、企劃的好時機。

 

第7招:阻擋不必要的干擾

「專注」是忘卻壓力、發揮高效率最好的辦法。工作中途遇到干擾時,例如當老闆突然交辦事情,或有臨時會議召開,若非迫切到非得馬上執行,不妨請求給予短暫時間,將手邊事項收尾,以免回頭又得曠日廢時。另外,對於電話與電子郵件,不妨依公私或對象的重要性,在繁忙之際做一區隔,以減少不必要的干擾。例如,你可以申請2個行動電話號碼或不同的帳號,以管理回覆的時機,好留出塊狀時間,讓自己能專心處理要事。

 

第8招:用「異類組合法」增加幹勁

在訂立工作計劃時,要提高工作效率,可藉不同類型的項目交替組合,避免同一工作聚焦太久,產生慣性疲乏。可以在「上午」和「下午」進行完全不同性質的工作內容,例如,上午用頭腦,可以開會、蒐集資料,下午動身體,以會見客戶為主等。

 

第9招:重要的「準備時間」不可省

很多人為了省時,矯枉過正地把有助於工作效率的「準備時間」都省略掉,譬如,「簡報前的預演」、「開會前與跨部門主管簡單會前磋商」。事實上,這些簡單的步驟,不僅能讓會議更為順暢,因磋商有了初步共識,還能避免會議過度冗長,或再三召開,浪費大家時間。

 

第10招:明確取得老闆的書面指示

如果老闆交派給你任務,只有口頭說明,卻沒有太多指示,此時不妨以一個「專案負責人」的角色,試著明確取得老闆給你的承諾,例如經過他核准的企劃書,否則光靠口頭說明,容易對結果產生認知上的差距,埋下衝突的種子。

 

第11招:把工作當牛排,由大變小

當了解需求後,不妨將任務當作牛排,「切成可以直接入口的大小」,意思是把工作分割成可以快速完成的小型任務。一般而言,就是執行前所列的「工作分解結構」,其中「樹狀圖」就是一例:先把第一層架構列出來,再列出每個項目下的細項,並寫上預估交期,若牽動團隊合作,各項分工還得標明負責人。

 

第12招:定期報告工作進度

訂出計劃進度後,切記一定要設里程碑,每星期或每天檢查進度,查看是否按照原先設定的方向和目標走,如果沒有,要修正或趕快補足,且得定時向老闆報告,協助他掌握案子的進程,降低突發狀況機率。

 

第13招:記取成功或失敗的經驗

每次的任務內容或許不盡相同,但卻很容易從中找到相同的錯誤,或是可套用的成功通則,所以,不妨以專案管理結案時「歸檔」的概念,將這些寶貴的經驗記下來,放進自己的筆記本裡,未來將成為自己的「大補帖」,更能大幅縮短摸索的時間。

 

第14招:善用「杯子理論」

當壓力像水龍頭源源不絕,好的飲食、睡眠、運動習慣,往往可以讓杯子容量加大。另外,因工作型態趨於複雜,一人分飾多角成為常態,例如,在職場上既是主管、員工、專案負責人、供應商,回到家又得扮演父母、子女、照顧者的角色。由於每個角色背後都有對應的責任,在工作負擔與時間壓力交逼下,常會造成角色混淆、衝突,讓人心力交瘁。

 

可以運用「杯子理論」,把每個角色看作一個杯子,掌握「單純化」的原則,不讓角色重疊,就能避免壓力像水一樣滿載。他舉例,當下班回家路上,不妨透過自我暗示,練習丟掉公司的包袱,換上父母的角色,等於更替了一個新的杯子承載壓力,才不會將工作的情緒帶回家庭,弄得生活一團亂。

 

第15招:儲備傾聽的對象

平常就儲備一些可以「倒垃圾」的對象,也是防止失控的好方法。要如何找到適合的傾聽者,首先,最好往沒有利益衝突或競爭關係的交友圈尋找,以免成為打擊你的題材,鑄下另一個「禍從口出」的壓力源。

 

其次,具備「誠懇有耐心」、「不急著反駁或否定你」、「不會太快給你建議」特質的人,才會讓你暢所欲言。值得提醒的是,這一類的人,可以是另一半、親友或網友,你平時是否付出關心,或有對等的回饋,才能換得長期支持的保證。

 

第16招:準備心情急救箱

壞情緒常會讓人失去理智,為了喚醒自己的正向經驗,不妨在辦公室的角落,準備一個「心情急救箱」。所謂「心情急救箱」就是以紙條的方式,貼在某個小角落,寫著能讓自己情緒好轉的「藥箋」,例如,「壓力大時可以找誰」、「可以去吃什麼美味」、「立刻送自己一束花」等。有了這些平日準備好的「提醒」,在危急時刻,常能發揮小兵立大功之效,幫自己暫度低潮。

 

第17招:立即離開高壓場合

當焦慮與憤怒即將引爆時,立即先離開刺激源,出去走走,壓力指數自然會下降。若對象是老闆,無法說走就走,就用「注意力轉移法」替自己戴上「心靈耳塞」,將情緒暫時抽離,面對高壓也是不錯的辦法,畢竟在怒不可抑時處理問題,兩造雙方都在氣頭上,不僅不能解決事情,一旦衝突後果更難以收拾。

 

第18招:意見不合時要先站在對方立場想

當你和別人意見相左時,尤其是上司,不要直接把想法脫口而出,第一步應該要先表達你的「同理心」,表示你可以理解對方的想法,或為什麼如此生氣。第二步,和對方站在一起,表達過去自己的想法也和他一樣,認為事情應該這樣做。最後第三步,再把自己的想法講出來。利用這種漸進溝通的方法,往往可以把你的意見順利傳達給對方,不會引起不悅。

 

第19招:找到專屬的平靜方法

關於不明所以的「悶」或「煩」,平日處於高壓的上班族,非常需要在急速中,找到放慢自己的方法,才能從平靜中找出失控的癥結。聽音樂、旅行、戶外踏青、到有宗教意味的地點,都是獲得平靜的方式。雖然馬拉松看似動態,但當從事的活動符合「規律、重複的動作」,皆能帶來「穩定平靜」,其中,最重要的是適合自己的步調,才會產生效果,所以,這個平衡的工具,得從平常自己的喜好中尋找。

 

第20招:自我暗示法

當大腦放鬆之後,整個人也放鬆下來,這是由中樞影響到周邊的原理,當壓力大到無法承受時,常用的「自我暗示法」即是由此原理而來。此方法是將注意力,由紛亂的思緒導引到自己的心跳、呼吸,感受手掌心的溫度,因為身體功能是有節奏的,當不再固著於某一點,而是自由的來回在內在不同的聲音間,焦慮的感覺就會慢慢消失,靜坐、冥想就是運用相同的道理。

 

第21招:運用「認知治療法」恢復理智

人性中難免存有習慣誇大、擴大事情失敗程度的習性。當快被非理性情緒淹沒時,不妨運用心理學大師貝克的「認知治療法」,試著問自己3個問題:

.當你這麼想時,有沒有客觀證據支持?

.即使有了證據,還有沒有其他可能性?

.若證據、可能性皆如自己所料,可以自問:

「會有多糟?最壞的狀況,要如何應付?」

 

當你誠實面對,發現並非死路一條,就會很快排解高壓帶來的慌亂,開始理性地思考下一步。

 

第22招:在情緒低潮恢復生產力

許多人常會因為感情或突發的衝突,讓一天或一週的工作停擺,此舉不僅讓辦公室氣氛緊張,更會讓自己的能力受到質疑。在工作場合情緒來時,先試著靜下心完成一件事情,就會有力氣再去做第二件事。若實在難以控制,可採取「刪除法」,暫時排除所有事情,讓自己「放空」。不過,仍得設想備用方案,並縮短發洩時間,才能獲得主管的諒解。

 

第23招:維持良好人際關係

由於工作時間佔了一天的六成,情緒好壞常繫於同事間的相處,所以,平日在人際關係投資不可少:當同事向你求救,你可以當他的及時雨。即使當下無法幫忙,也能替他想出變通方案,下次當你有多樣緊急又重要的事得完成,他就可能在第一時間出手相助。另外,與人共事要尊重對方的時間,凡事守時、有效率,有了良好印象,若有合作機會,他便會優先排給你。

 

第24招:抱持好奇心看待差異

有時候人際之間出現衝突,是因為彼此個性相差大,看對方不順眼,如果試著用另一種角度和眼光看待,也許就沒那麼氣了。常對別人保持一顆「好奇心」,像很多「三、四、五」年級主管不喜歡「七年級」屬下的工作方法或態度,但深入了解他們的想法,就不會把焦點一直放在世代價值觀的差異上,有時候甚至從談話過程中得到許多靈感,反而有意外收穫。

 

第25招:改變別人,不如先改變自己

工作的完成需要有很多人的共同參與,但是每個人習慣的工作方式都不一樣,為使溝通更為順暢,有時要改變別人,不如先改變自己。此舉並非要全然棄守自己的「尊嚴」,而是在工作模式保持一定的「彈性」,平常互動時,多觀察對方的工作習慣,找到彼此接受的合作模式,才能和諧相處、取得共識,讓流程的進行可以更有效率,避免時間與資源的浪費。當你具備「利他」的精神,在團隊中游刃有餘,便能凸顯你的能力與領導特質,不僅會受到同儕的歡迎,更容易獲得老闆的拔擢。

 

文章來源︰天下雜誌

 

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